INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI FONDAZIONE SAN BENEDETTO
La Fondazione San Benedetto (nel seguito “noi”) è una fondazione senza scopo di lucro con sede a Lugano che ha per scopo la gestione di scuole private parificate.
Nell’ambito della nostra attività acquisiamo e trattiamo dati personali (ovvero dati che concernono direttamente o indirettamente persone fisiche) in particolare relativi ai nostri soci, agli allievi delle scuole e ai loro rappresentanti legali e alle loro famiglie, ai partecipanti ai nostri eventi, ai donatori, ai rappresentanti di autorità e società con cui siamo in contatto nell’ambito della nostra attività, a altre persone che entrano in contatto con la Fondazione, ad esempio per mezzo del sito www.scuolesanbenedetto.ch, del canale youtube o del profilo facebook o del profilo instagram intestati alla Fondazione (nel seguito “voi”).
In questo documento informiamo in merito a tali attività di trattamento.
1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO E LEGGE APPLICABILE
Il Titolare del trattamento è la Fondazione San Benedetto, Lugano
Eventuali comunicazioni o richieste relative al trattamento dei dati personali possono essere inviate all’indirizzo postale della Fondazione
Fondazione San Benedetto, via Chiosso 8 zona Resega, 6948 Porza
o all’indirizzo di posta elettronica Questo indirizzo email è protetto dagli spambots. È necessario abilitare JavaScript per vederlo.
Le normative di riferimento per il trattamento dei dati e delle informazioni personali sono la Legge federale sulla protezione dei dai (LPD) e l’Ordinanza relativa alla legge federale sulla protezione dei dati (OLPD).
2. DATI OGGETTO DEL TRATTAMENTO
Il Titolare del trattamento raccoglie dati personali identificativi (ad esempio, nome, cognome, data di nascita, indirizzo, telefono, e-mail, riferimenti bancari, professione, datore di lavoro) e dati personali e dati meritevoli di particolare protezione relativi agli allievi e alle loro famiglie.
Quando ci contattate tramite un modulo di contatto, via posta elettronica, telefono o chat, o per posta o con qualsiasi altro mezzo di comunicazione, raccogliamo i dati che scambiate con noi, compresi i vostri dati di contatto e i metadati della comunicazione. I dati tecnici trattati comprendono l'indirizzo IP e le informazioni sul sistema operativo del vostro terminale, la data, la regione, l'ora di utilizzo e il tipo di browser che utilizzate per accedere alle nostre offerte elettroniche. Queste informazioni ci consentono di raccogliere dati statistici sugli accessi. Sappiamo da quale provider accedete alle nostre offerte (e quindi anche la regione) grazie all'indirizzo IP.
3. FINALITÀ DEL TRATTAMENTO
Raccogliamo ed elaboriamo i vostri dati personali per i seguenti scopi:
- Comunicazione: per comunicare con voi via posta elettronica, telefono, per lettera e in qualsiasi altro modo (ad esempio per rispondere a domande, per inviare comunicazioni relative alla fondazione o a eventi da essa organizzati) trattiamo prevalentemente i contenuti della comunicazione e i dati di contatto (il nome, i dati di contatto o le informazioni sul ruolo della persona di contatto nell'azienda, nell'organizzazione per cui lavorate, o per conto della quale ci contattate).
La comunicazione avviene generalmente in relazione ad altre finalità di trattamento o per rispondere a una richiesta. Il nostro trattamento serve anche a documentare la comunicazione e il suo contenuto.
- Organizzazione e gestione della Fondazione: raccogliamo ed elaboriamo dati per adempiere ai nostri obblighi nei confronti delle famiglie degli allievi e di altri partner contrattuali (fornitori, prestatori di servizi, ecc.), per effettuare e ricevere prestazioni. Questo comprende l’elaborazione di dati nel contesto della gestione della fondazione conformemente agli statuti (corrispondenza, riscossione delle rette e delle quote di iscrizione e delle tasse di partecipazione a corsi ed eventi, inserimento in una mailing list per l’invio di comunicazioni e informazioni attinenti allo scopo sociale e alle attività proposte), della contabilizzazione. Per queste finalità elaboriamo in particolare i dati raccolti con i formulari di iscrizione alle scuole, e in occasione della conclusione di contratti. Questi dati possono comprendere in particolare appunti, corrispondenza interna ed esterna, documentazione contrattuale, informazioni su di voi o altre persone e altre informazioni relative allo scopo sociale, prove di prestazioni, fatture, informazioni finanziarie e sui pagamenti.
- Gestione delle scuole: per garantire la gestione ordinaria della scuola trattiamo i dati personali strettamente necessari, inclusi dati meritevoli di particolare protezione relativi allo stato di salute, alle decisioni amministrative particolari, ai provvedimenti disciplinari, nonché alla sfera famigliare degli allievi;
- Gestione del nostro sito internet e dei social media: per poter assicurare un buon funzionamento del sito internet e migliorare l’offerta delle nostre pagine sui social media e per l'autenticazione durante l'utilizzo raccogliamo dati tecnici, quali l’indirizzo IP e altre informazioni tecniche sul vostro terminale,
- Sicurezza e controllo degli accessi: i controlli di accesso comprendono i controlli elettronici di accesso ai sistemi (ad esempio, il login agli account utente).
- Adempiere agli obblighi previsti dalla legge, da un regolamento o da un ordine dell’Autorità
- Esercitare i diritti del Titolare, ad esempio il diritto di difesa in giudizio.
4. ORIGINE DEI DATI OGGETTO DI TRATTAMENTO
La maggior parte dei dati che elaboriamo è fornita da voi o è prodotta nell’ambito della nostra attività. Possiamo anche ottenere dati da i) autorità pubbliche, (ii) professionisti esterni indipendenti (iii) il vostro datore di lavoro o mandante con cui intratteniamo una relazione commerciale o di altro tipo (iiii) altri soggetti terzi (ad esempio partner contrattuali e servizi di analisi di Internet). Ciò concerne anche i dati che elaboriamo nell'ambito della gestione del rapporto di insegnamento.
Nell’ambito di manifestazioni pubbliche da noi organizzate realizziamo fotografie, video e registrazioni che conserviamo ai fini di un loro uso in pubblicazioni (es. ScuolaViva, sito internet, eventuali dépliant, reti di condivisione) e nell’ambito di riunioni, eventi, esposizioni.
5. BASE DEL TRATTAMENTO
Laddove non richiediamo il consenso per il trattamento, il trattamento dei vostri dati personali si basa sulla necessità dello stesso per eseguire il contratto con voi o sul legittimo interesse nostro o di terzi per il trattamento in questione, in particolare per il perseguimento delle finalità e degli obiettivi di cui alla sezione 3. I nostri interessi legittimi comprendono anche il rispetto delle norme di legge, nella misura in cui ciò non sia già riconosciuto come base giuridica dalla legislazione applicabile in materia di protezione dei dati.
Quando richiediamo il vostro consenso per determinate attività di trattamento (ad esempio per la comunicazione a terzi di dati personali particolarmente degni di protezione o per l’uso dell’immagine), vi informiamo separatamente delle relative finalità di trattamento. In tal caso è possibile revocare il proprio consenso in qualsiasi momento con effetto per il futuro.
6. DESTINATARI O CATEGORIE DI DESTINATARI DEI DATI
I dati potranno essere comunicati, se necessario, a destinatari appartenenti alle seguenti categorie:
- soggetti che forniscono servizi per la gestione del sistema informatico e delle reti di comunicazione del Titolare del Trattamento;lavoriamo con fornitori di servizi in Svizzera che i) elaborano per nostro conto (ad esempio, fornitori di servizi informatici), (ii) elaborano insieme a noi o (iii) elaborano sotto la propria responsabilità i dati che hanno ricevuto da noi o che hanno raccolto per noi. Questi fornitori di servizi includono, ad esempio, fornitori di servizi informatici, banche;
- per quanto concerne i dati degli allievi, i dati relativi agli allievi, compresi dati degni di particolare protezione, vengono caricati sulla piattaforma GAGI «Gestione allievi gestione istituti» (GAGI), gestita dal Dipartimento dell’educazione della cultura e dello sport (DECS);
- persone che collaborano all’organizzazione e alla realizzazione dell’attività scolastica e dei nostri eventi;
- su richiesta, alle autorità competenti per adempimenti di obblighi di legge.
I dati personali inerenti ad allievi possono essere trasmessi a organi pubblici se nel caso specifico sono indispensabili all’organo richiedente per l’adempimento dei suoi compiti legali oppure se la persona interessata o il suo rappresentante legale, nel singolo caso, hanno dato il loro consenso libero e informato.I dati possono essere trasmessi in forma anonimizzata a terzi a scopo di statistica e di ricerca sulla base di convenzioni specifiche.
La trasmissione a privati di dati personali di allievi, liste di classe comprese, avviene solo se necessario ai fini della gestione delle attività scolastiche oppure se la persona interessata o il suo rappresentante legale hanno dato il loro consenso libero e informato. Dati degni di particolare protezione possono essere trasmessi a privati solo con il consenso espresso della persona interessata o il suo rappresentante legale.
7. MODALITÀ DI TRATTAMENTO
Adottiamo misure di sicurezza adeguate e proporzionate al fine di assicurare nel limite del possibile la sicurezza dei vostri dati, la confidenzialità, l’integrità e la disponibilità degli stessi, per proteggerli contro accessi non autorizzati o illegali e minimizzare il rischio di perdita e alterazione accidentale.
Per quanto riguarda la piattaforma GAGI la gestione avviene sotto la responsabilità dal DECS conformemente all’art. 91a -91e della legge sulla Scuola.
Utilizziamo alcuni servizi informatici e mezzi di comunicazione che presentano rischi per la sicurezza dei dati (e-mail, Zoom, Google Docs, Mailchimp. ecc.). Se desiderate che adottiamo misure di sicurezza speciali per i vostri dati, è vostra responsabilità informarci.
8. TRASFERIMENTO DATI VERSO UN PAESE TERZO
I dati scambiati via Internet circolano spesso attraverso paesi terzi. I vostri dati possono quindi essere inviati all'estero anche se il mittente e il destinatario si trovano nello stesso paese.
I dati del nostro sistema informativo vengono trasmessi al gestore dello stesso, Mastercom, con sede in Italia, e da quest’ultimo sono conservati, conformemente alle vigenti norme del GDPR europeo.
I dati di natura personale forniti dall’interessato possono inoltre venire archiviati in forma elettronica, in particolare sulla piattaforma Google Workspace (dati relativi alle attività didattiche degli allievi) o sulla piattaforma Mailchimp (nome, cognome e indirizzo di posta elettronica delle famiglie).
È quindi possibile che, in relazione al trattamento elettronico e alla comunicazione via internet, i dati vengano trasferiti in uno stato che non garantisce una protezione dei dati assimilabile a quella garantita dalla LPD, in particolare negli USA.
Noi adottiamo le misure in nostro potere per minimizzare i rischi di accesso dall’estero. I contratti con i fornitori di servizi (in particolare Google) integrano le misure contrattuali supplementari di protezione dei dati attuali. Informazioni al riguardo sono disponibili sui siti dei fornitori.
9. ELABORAZIONE DEI DATI SULLE NOSTRE PAGINE DEI SOCIAL NETWORK
Nell’ambito del nostro scopo sociale, gestiamo un sito internet e altre presenze online su social network e altre piattaforme gestite da terzi ed elaboriamo i dati che vi riguardano in questo contesto. Riceviamo dati da voi (ad esempio, quando comunicate con noi o commentate i nostri contenuti) e dalle piattaforme (ad esempio, statistiche). I fornitori delle piattaforme possono analizzare il vostro utilizzo ed elaborare questi dati insieme ad altri dati che hanno su di voi. Inoltre, trattano questi dati per i loro scopi (ad esempio, per scopi di marketing e ricerche di mercato e per la gestione delle loro piattaforme) e a tal fine agiscono come titolari del trattamento dei dati. Per ulteriori informazioni sul trattamento da parte dei gestori delle piattaforme, si prega di consultare le dichiarazioni sulla privacy delle rispettive piattaforme.
Attualmente utilizziamo le seguenti piattaforme, per le quali l'identità e i dettagli di contatto del gestore della piattaforma sono riportati nell'informativa sulla privacy:
Alcuni gestori di piattaforme possono essere situati al di fuori della Svizzera. Le informazioni sulla divulgazione dei dati all'estero sono riportate al punto 8.
10. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI
I dati personali raccolti verranno conservati in una forma che consenta l’identificazione degli interessati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali i dati personali sono trattati.
11. DIRITTI DEGLI INTERESSATI
L’interessato ha il diritto, in qualunque momento di:
- ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano;
- ottenere l'aggiornamento, la rettifica o, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati, la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- opporsi, in tutto o in parte per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
- ritirare il consenso laddove il trattamento si fonda su di esso.
Le informazioni richieste vengono rilasciate a titolo gratuito nel termine di 30 giorni dalla richiesta. Le richieste possono essere inoltrate via posta elettronica.
Potremmo aver bisogno di trattare ulteriormente i vostri dati e di conservarli per eseguire un contratto con voi, per proteggere i nostri interessi legittimi, ad esempio per far valere rivendicazioni contrattuali, esercitare o difendere rivendicazioni legali o adempiere a obblighi di legge. Nella misura consentita dalla legge, in particolare per proteggere i diritti e le libertà di altri soggetti interessati e per salvaguardare i legittimi interessi, possiamo anche respingere in tutto o in parte una richiesta di cancellazione.
12. POSSIBILITÀ DI MODIFICA
La presente dichiarazione sulla protezione dei dati ha carattere unilaterale e può essere conseguentemente modificata in qualsiasi momento. La versione pubblicata su questo sito web è quella attuale.
Lugano, 21 novembre 2023
